Mi hoja de cálculo conectada a la inteligencia artificial

Tengo una hoja de cálculo de gastos que crece sola cada semana y que nadie ordena, ni siquiera yo. La idea era conectarla a un modelo para que clasificara cada gasto y me hiciera un resumen del mes. Lo conseguí a la tercera, y no de la forma que prometen los vídeos. Aquí van los dos intentos que salieron mal y el que uso ahora.

«Conecta ChatGPT a tu Excel y olvídate de rellenarlo.» En el vídeo, alguien escribe una fórmula nueva en una celda, la arrastra hacia abajo y cientos de filas se clasifican, se resumen y se traducen solas mientras suena música animada. Otros enseñan el asistente que ya traen las grandes hojas de cálculo, según la suscripción que tengas, y le piden en una frase que analice los datos.

Lo que se busca como conectar la inteligencia artificial con Excel es, casi siempre, esto: que la máquina haga el trabajo aburrido de la hoja. A mí me parecía el candidato perfecto.

Es mi hoja de gastos. La rellenan dos cosas: el agente que cada mañana lee las facturas del correo y apunta proveedor, fecha e importe, el que conté en Por qué ya no necesito n8n, y la aplicación del móvil donde apunto los tiques cuando visito clientes. Entran unas 60 filas al mes, pero nadie las clasifica.

Y la clasificación me hace falta. Para saber si compensa tener servidores propios tengo que separar lo que es VPS, lo que es luz, lo que es hardware, lo que son suscripciones y lo que son desplazamientos. Hasta ahora lo hacía a mano a final de mes: unos 50 minutos, con la atención justa y algún error.

Lo que quería de la máquina era poco: una categoría para cada gasto, de una lista cerrada, y un párrafo de resumen del mes. Lo probé durante octubre de 2026, con los gastos de agosto y septiembre como banco de pruebas.

El camino del vídeo: con ayuda de Claude escribí una función personalizada para la hoja. En cada fila, la función manda al modelo el proveedor y el concepto, y devuelve la categoría. Se usa como cualquier fórmula: la escribes en la primera celda y la arrastras hacia abajo.

Funcionó. Durante un rato.

• Las respuestas cambiaban. Cada vez que la hoja se recalculaba, la función volvía a preguntar, y el modelo no siempre contestaba lo mismo. El mismo cargo de Hetzner salió como «VPS» un día y como «Software» al siguiente. Los modelos no son una calculadora: ante la misma pregunta pueden dar respuestas distintas, y en una hoja eso es veneno.
• Pagaba cada recálculo. Unas 400 filas, recalculando varias veces al día mientras trabajaba en la hoja. Cada recálculo es una consulta a la API, que es el acceso de pago por uso. En tres días gasté más de lo que calculaba para todo el mes, y eso que eran céntimos.
• La hoja se volvió lenta. Abrirla tardaba casi un minuto mientras cientos de celdas esperaban respuesta.

Lo retiré al cuarto día.

Si la fórmula no, pensé, le paso la hoja entera y que me la devuelva clasificada. Exporté los gastos de agosto y se los di a Claude con la lista de categorías, pidiéndole la misma hoja con una columna más.

La hoja volvió. Distinta.

• Las fórmulas de las columnas de totales volvieron convertidas en números fijos. Si luego corregía un importe, el total ya no cambiaba.
• Varias fechas volvieron con el día y el mes cambiados: un gasto del 3 de agosto apareció como 8 de marzo.
• Un importe de 1.234,56 euros se leyó como 1,23. Punto de miles y coma decimal a la española, y el modelo lo interpretó a la inglesa.
• Faltaba una fila. No dijo nada.
• El resumen del mes decía un total de gastos que no coincidía con la suma real por unos 40 euros.

Ninguno de esos errores se veía a simple vista. Todos eran de los que te encuentras en diciembre, cuando ya no te acuerdas de nada. Es lo mismo que me pasó con las facturas y conté en Facturas y presupuestos con ayuda de la inteligencia artificial: las cuentas no las hace el chat.

La tercera versión parte de una regla: la máquina no toca mis datos. Propone, y yo decido.

Así está montada:

1. Tres columnas nuevas, al final de la hoja: «Propuesta», «Seguridad» y «Motivo». La columna «Categoría» buena sigue siendo mía.
2. Una tabla fija de proveedores conocidos. Hetzner e IONOS van a VPS, la compañía eléctrica a luz, Anthropic a suscripciones. Esos no pasan por el modelo: si el proveedor está en la tabla, la categoría se pone sola, siempre igual.
3. Solo lo desconocido va al modelo. Un pequeño programa, escrito con Claude Code, se ejecuta una vez por semana en uno de mis servidores internos. Lee las filas nuevas sin categoría, manda al modelo proveedor y concepto (no hace falta el importe) y escribe la propuesta, lo seguro que está de 1 a 5 y una frase explicando por qué.
4. Nunca escribe en otras columnas. Si algo falla, lo peor que puede pasar es una propuesta vacía.
5. Las sumas las hace la hoja. El resumen del mes lo calculan las fórmulas de siempre, por categoría. El modelo solo recibe esos totales ya calculados y redacta un párrafo en lenguaje normal. Si el párrafo cita una cifra que no está en la tabla, lo tiro.

Mi parte, una vez por semana: filtro por seguridad baja, leo el motivo, corrijo lo que no me convence y copio las propuestas buenas a «Categoría». Unos cinco minutos.

El motivo es lo que más me ha servido. La segunda semana apareció un cargo de un restaurante con seguridad 4 y la propuesta «Desplazamientos». El motivo decía: «comida durante una visita a cliente, según el concepto». Era verdad, y yo lo habría puesto en «Otros». Otro cargo, de una tienda de informática, venía como «Hardware» con seguridad 2 y el motivo «no está claro si es un equipo o una suscripción». Era una licencia. Sin esa frase, lo habría dado por bueno. Una propuesta que dice cuándo duda vale más que diez que aciertan en silencio.

¿Con qué modelo? Probé dos con los gastos de septiembre, 62 filas que yo ya había clasificado a mano. Un modelo pequeño de Claude por API acertó 58; Qwen 3 14B en el servidor gráfico de casa acertó 54. Me quedé con el de la API porque el coste es de céntimos al mes y los fallos del local eran justo en los gastos raros, los que más me interesaba acertar. Para datos más delicados que estos elegiría el local sin dudarlo.

Esto es lo que me llevo, y lo que aplicaría a cualquier hoja que conecte a un modelo:

• La máquina escribe en su columna, nunca en la tuya. Separar lo propuesto de lo validado es lo que te deja dormir.
• Nada de fórmulas que llamen al modelo. Se recalculan cuando menos te lo esperas, cambian de respuesta y cuestan dinero. Mejor un proceso que corre cuando tú decides y deja el resultado escrito.
• Lo que tiene regla, por regla. Si sabes que Hetzner es VPS, no se lo preguntes a nadie.
• Pide el motivo. Un «Software» a secas no se puede revisar; «Software, porque el concepto dice licencia anual» sí.
• Las cuentas, en la hoja. Importes, sumas, fechas y el IVA no se los dejo al modelo.
• Prueba con datos que ya tengas bien hechos. Así puedes medir aciertos en vez de creerte la sensación.

Un aviso más: antes de conectar nada, piensa qué datos salen de tu ordenador. Mi hoja de gastos lleva proveedores e importes; si llevara nombres de clientes o datos personales, la propuesta habría ido al modelo local o no habría salido de casa.

El ahorro es real pero modesto: 35 minutos al mes. Lo que más ha ganado no es el tiempo, es que la hoja por fin está clasificada todas las semanas y no solo cuando me acuerdo.

Dónde no me fío: en todo lo que suma. En cuanto una respuesta del modelo acaba dentro de una cuenta sin pasar por mis ojos, la hoja deja de ser de fiar, y una hoja de gastos que no es de fiar es peor que no tenerla.

Si estás empezando a crear herramientas con inteligencia artificial, una hoja de cálculo es un buen sitio, porque los errores se ven en columnas. Solo te pido una cosa: que la máquina proponga al lado y que la última palabra sea tuya.