La agenda en manos de la inteligencia artificial

Mi agenda es un campo de batalla: clientes, servidores que se caen cuando quieren, tardes que reservo para escribir y que acaban siendo de cualquier cosa menos de escribir. Así que hice la prueba que muchos vídeos venden como resuelta: durante un mes dejé que la inteligencia artificial organizara mi semana. Colocó citas, repartió bloques de trabajo y, en dos ocasiones, me puso en dos sitios a la vez.

La promesa: «dile a la IA tus tareas y ella te organiza la semana perfecta». En el vídeo aparece un calendario lleno de bloques de colores, cada uno en su sitio, y una persona muy tranquila que ya no piensa en su agenda. Si surge un imprevisto, la IA lo recoloca todo. Tú solo apareces donde te dice.

En ¿Se puede automatizar la vida en diez minutos? ya probé una semana a usar la inteligencia artificial para organizar la agenda, y la cosa acabó con 10 minutos perdidos y una lista de errores de andar por casa: el «próximo martes», una reunión desplazada por la zona horaria y una cita duplicada. Allí dije que daría el permiso de escritura con más calma. Esta vez quería ir más lejos: no solo crear citas sueltas, sino dejar que planificara la semana entera. Durante un mes.

Todo el montaje fue a base de conectores e instrucciones, sin programar nada. Es lo que la gente busca cuando pregunta cómo automatizar sin programar, y aquí se puede: un proyecto en Claude con el conector del calendario, con permiso de lectura y escritura, y un documento de reglas pegado en las instrucciones del proyecto.

Las reglas las escribí yo, a partir de lo que aprendí la primera vez:

• Los martes por la tarde no hay reuniones: son para escribir.
• El mantenimiento de los servidores va los jueves por la mañana.
• Nada antes de las 9 ni después de las 19, salvo que yo lo pida.
• Cada cita o bloque que cree lleva la etiqueta «[asistente]» en la descripción.
• Siempre que haya otra ciudad o país por medio, la hora se escribe con la zona horaria.

El plan era sencillo. Cada domingo por la tarde le daba la lista de tareas de la semana, con su duración aproximada, y le pedía que la repartiera en el calendario respetando las citas que ya había. Entre semana, las citas nuevas se las pedía con una frase. Las dos primeras semanas, con permiso para escribir directamente: sí, justo lo que dije que haría con más calma, pero quería ver hasta dónde llegaba. Las dos últimas, ya veremos.

La prueba fue del 21 de septiembre al 18 de octubre de 2026. Para medir, apunté cada día cuánto tiempo dedicaba a la agenda, revisión incluida, y al final de cada semana cuántos bloques de trabajo había cumplido de verdad.

El primer domingo fue precioso. En veinte minutos tenía la semana entera repartida: 16 bloques de trabajo, todos con su color y su etiqueta. Me sentí organizadísimo durante unas doce horas.

El lunes empezaron los problemas. El primero, dos citas encima de otras. La razón fue tan tonta como lógica: el asistente solo veía mi calendario de trabajo. El personal, donde tengo el médico, las cosas de casa y alguna comida familiar, no estaba conectado. Para él, el martes a las diez estaba libre. Para mí, ese martes a las diez tenía la revisión del coche. No es un fallo de la máquina: le di media información y rellenó huecos con la media que tenía. Pero el resultado en la agenda es el mismo.

Conecté también el calendario personal, en solo lectura, y ese problema desapareció. Aunque tardé un poco en decidirme, porque ahí hay cosas de mi vida que no son de trabajo, y el asistente pasa a verlas. Es una decisión que conviene tomar sabiendo lo que haces.

El segundo tropiezo tiene premio a la sutileza. El 8 de octubre le pedí una videollamada con un cliente para el martes 27 de octubre a las 9. Me confirmó que la había creado a las 9, con la etiqueta y todo. Revisando la semana siguiente, vi que el 27 aparecía a las 8.

¿Qué había pasado? El 25 de octubre de 2026 es el último domingo del mes y en España se atrasa la hora. El asistente había escrito la hora de la cita con el desfase de verano, el que tenemos en octubre antes del cambio, y el calendario, muy obediente, la convirtió al horario de invierno. Una hora antes. Si no lo veo, me presento a la llamada una hora tarde o espero una hora conectado solo, según cómo se mire.

Lo arreglé con una regla más: en citas posteriores a un cambio de hora, que lo diga explícitamente y me pida confirmar. Y lo apunto aquí porque es el tipo de error que no se ve en una demostración de diez minutos: solo aparece cuando la cita está semanas por delante.

El tercer batacazo fue el más interesante. Las semanas que planificaba el asistente eran perfectas sobre el papel, y por eso mismo se rompían con cualquier cosa.

El martes de la segunda semana, uno de los VPS de un cliente dejó de responder a primera hora y me llevó toda la mañana. Le pedí al asistente que recolocara lo que se había caído. Lo hizo con mucha diligencia: movió los cuatro bloques de la mañana, empujó los del miércoles al jueves, los del jueves al viernes y acabó poniendo dos bloques el sábado. Y de paso movió una llamada con un cliente al viernes a las 18:30, sin preguntar, porque tenía permiso para escribir. El cliente recibió la invitación cambiada antes que yo me enterara.

Ahí entendí el problema de fondo. La máquina planifica como si la semana fuera un Tetris: todo cabe si lo encajas bien. Pero una semana real necesita huecos vacíos, y decidir qué se cae cuando algo se tuerce no es un problema de encaje, es de prioridades. Esa semana cumplí 7 de los 16 bloques previstos. La primera, 11.

Las dos últimas semanas cambié la regla principal: el asistente propone, yo confirmo; nada entra en el calendario sin mí.

Le quité el permiso de escritura y le pedí que, en vez de crear, me devolviera la propuesta como una lista: día, hora, qué y por qué ahí. Yo la leía, tachaba o movía lo que no me cuadraba y la metía en el calendario. Cinco minutos más cada domingo, y a cambio ninguna invitación salió sin que yo la viera.

Además:

• Dejar huecos a propósito. Le pedí que no llenara más del 70 % de las horas de trabajo y que dejara libre al menos una mañana a la semana. Con huecos, un imprevisto se come un hueco, no la semana.
• Decirle qué se cae primero. Una lista corta: lo que se puede mover, lo que no y lo que se cae si falta tiempo. Cuando le pedía recolocar, al menos sabía por dónde empezar. Aun así, la decisión final la tomaba yo.
• Todos los calendarios a la vista. Aunque sea en solo lectura. Si no ve una cita, no existe.
• La etiqueta en todo lo que toca. Así encuentro de un vistazo lo que viene de él y lo que he puesto yo.

Con esas reglas, en la tercera semana cumplí 12 bloques de 14 y en la cuarta, 11 de 13. Menos bloques, más cumplidos. Y ninguna cita encima de otra.

Esto conecta con algo que repito mucho: automatizar tareas con IA funciona mejor cuando la máquina prepara y tú decides. Lo conté con el correo en Mi correo con inteligencia artificial tres meses después y la agenda me ha dado la misma lección, con más sustos.

Es un mes, una persona y mi forma de trabajar; con otra agenda saldrían otras cifras. Lo que sí veo claro es la tendencia: con permiso de escritura, pasaba más tiempo arreglando la agenda que antes de empezar. Solo proponiendo, ahorro unos 10 o 15 minutos a la semana, que no es mucho, y cumplo más de lo que planifico, que es bastante. En dinero, nada nuevo: la suscripción de Claude que ya tenía.

Lo que hay de verdad en la promesa: la inteligencia artificial es muy buena repartiendo tareas en huecos y recordándote las reglas que tú mismo te pusiste. Planificar el domingo con ella es más rápido y más realista que hacerlo solo, sobre todo si le pides que deje aire.

Lo que es humo: que organice la semana por ti. No conoce tus prioridades si no se las dices, no ve lo que no le enseñas, se lía con las zonas y los cambios de hora, y cuando algo se tuerce recoloca con una diligencia que asusta.

Mi forma de usarla, a partir de ahora: que proponga y yo confirme. Ayuda a planificar. Decidir sigue siendo cosa mía.